Рекрутингові агентства vs внутрішній відділ рекрутингу: що вигідніше для бізнесу

За даними Bluesignal, повна вартість найму співробітника може бути до п’яти разів вищою за його річну зарплату.

І це не лише оплата роботи рекрутерів чи навчання, а й приховані витрати — втрата продуктивності, час менеджерів на адаптацію та навіть ризик репутаційних втрат, якщо кандидат не приживеться.

Саме тому питання, як організувати процес рекрутингу — через агентство чи внутрішню команду, — стає стратегічним для будь-якого бізнесу.

Рекрутингові агентства: коли вони доречні

Агентства з підбору персоналу працюють як зовнішні партнери компаній. Їхня головна перевага — швидкий доступ до великої бази кандидатів і відпрацьовані методики пошуку. Завдяки цьому вони можуть закрити навіть складні вакансії, коли у внутрішніх фахівців немає часу чи експертизи.

Основні переваги рекрутингових агентств:

• доступ до розширених баз кандидатів, включно з тими, хто не шукає роботу активно;
• можливість конфіденційного пошуку, якщо компанія не хоче розкривати назву чи умови вакансії;
• досвід у закритті вузькопрофільних і технічних позицій;
• економія часу внутрішнього відділу на етапах пошуку та первинного відбору;
• швидкість: перші релевантні резюме часто надходять уже через кілька днів.

Разом із тим у роботі з агентствами можуть виникати ризики: рекрутери не завжди добре розуміють корпоративну культуру компанії або обирають кандидатів за формальними критеріями — диплом чи стаж. Тому результат багато в чому залежить від правильного вибору партнера.

Внутрішній відділ рекрутингу: стратегія для зростання

Створення внутрішньої команди рекрутерів виправдане для компаній, які стабільно наймають нових людей і хочуть зберігати експертизу всередині. Співробітники працюють лише для одного роботодавця, тому краще відчувають специфіку бізнесу та атмосферу у колективі. Це дозволяє робити більш точний відбір і прогнозувати, хто реально приживеться в команді.

Переваги внутрішнього відділу:

• глибоке знання бізнес-процесів і корпоративної культури;
• постійна співпраця з керівниками відділів, що допомагає швидко реагувати на потреби;
• здатність будувати довгострокову воронку кандидатів для регулярного найму;
• контроль якості: рекрутери відповідають за те, щоб новий співробітник успішно пройшов випробувальний термін.

Водночас утримання власної команди потребує стабільних витрат на зарплати, навчання та інструменти. Для малого бізнесу це може бути занадто дорого, тоді як середнім і великим компаніям така інвестиція дозволяє економити в довгостроковій перспективі.

Рекрутингові агентства і внутрішній відділ рекрутингу: детальне порівняння

SHRM опитали близько 2000 фахівців з управління персоналом, і 69% повідомили про труднощі з підбором персоналу на свої штатні посади протягом останніх 12 місяців.

Тож вибір між агентством і внутрішнім рекрутингом залежить від кількох ключових параметрів: швидкість закриття вакансій, якість відбору, вартість, контроль процесу та репутаційні ризики. Розглянемо кожен із них окремо.

1. Швидкість і масштаб охоплення

Коли у компанії є жорсткий крайній термін, на перший план виходить питання, як швидко можна отримати перших кандидатів.

• Рекрутингові агентства. Завдяки наявним базам та відпрацьованим алгоритмам пошуку вони здатні надати перші резюме за кілька днів. Це особливо помітно у масовому наборі та при пошуку спеціалістів у вузьких нішах.
• Внутрішній відділ. Швидко реагує на внутрішні запити й краще знає вимоги керівників, тому може гнучко підлаштовуватися під очікування. Водночас процес може затягнутися, якщо бракує сорсингових каналів або ресурсів.

2. Якість відбору та відповідність корпоративній культурі

Тут важливе не лише оцінювання навичок, а й прогнозування, наскільки кандидат впишеться в команду.

• Рекрутингові агентства. Добре перевіряють хард-скіли й ринкові очікування щодо зарплати, але часто не мають достатнього розуміння внутрішніх процесів і культурних нюансів компанії.
• Внутрішній відділ. Має змогу краще оцінити, чи пасує кандидат за стилем роботи, темпом і комунікаційними звичками.

3. Вартість: прямі та приховані витрати

Гроші, які витрачає компанія на найм, складаються не лише з гонорару агентству чи зарплати рекрутерам. Варто враховувати й час керівників, втрати від простоїв, витрати на адаптацію та заміну невдалих кандидатів.

• Рекрутингові агентства. Найчастіше працюють за відсоток від зарплати кандидата або фіксовану оплату. Це разові, але відчутні витрати.
• Внутрішній відділ. Потребує стабільного фінансування (зарплати, навчання, підписки тощо). Проте за умови регулярного набору співробітників це рішення може бути вигіднішим у довгостроковій перспективі.

4. Контроль і прозорість процесу

Ще один критерій — хто керує даними та наскільки легко відстежити статус кожної вакансії.

• Рекрутингові агентства. Частина контролю виходить за межі компанії. Це знімає навантаження, але потребує чітких домовленостей про SLA, звіти та оновлення статусів.
• Внутрішній відділ. Має повний контроль над кожним етапом відбору, всі дані залишаються всередині компанії, що знижує ризик втрат інформації.

5. Ризики і гарантії

Невдалий найм коштує дорого, тому важливо розуміти, як кожна модель знижує ці ризики.

• Рекрутингові агентства. Часто пропонують гарантійну заміну, якщо кандидат не проходить випробувальний термін. Мінус у тому, що відбір може бути поверхневим і не враховувати особистісні особливості.
• Внутрішній відділ. Завдяки кращому знанню внутрішнього середовища зазвичай точніше прогнозує успішність адаптації. Водночас існує ризик «замиленого ока» та внутрішніх упереджень.

6. Масштабованість і пікові навантаження

Обидві моделі по-різному поводяться під час різкого зростання кількості вакансій.

• Рекрутингові агентства. Легко підсилюються додатковими рекрутерами, тому добре справляються з піковими кампаніями.
• Внутрішній відділ. Ефективний у плановому наборі, але потребує часу на розширення штату чи залучення фрилансерів, якщо кількість вакансій зростає різко.

7. Конфіденційність і бренд роботодавця

Як модель впливає на зовнішнє сприйняття компанії.

• Рекрутингові агентства. Дають можливість зберігати анонімність, якщо компанія не хоче афішувати відкриття вакансії. Ризик у тому, що тон комунікації з кандидатами може відрізнятися від позиціювання бренду.
• Внутрішній відділ. Формує єдиний і впізнаваний бренд роботодавця, але при пошуку на чутливі ролі відкритість може бути недоречною.

Як виміряти ефективність і ухвалити рішення

Щоб визначити, яка модель працює краще саме для вашої компанії, важливо порівнювати їх не «на відчуттях», а на основі однакових показників — метрик, за якими реально видно різницю між рекрутинговими агентствами і внутрішнім відділом:

1. Time-to-hire. У агентства зазвичай коротший старт — перші кандидати приходять швидко. Але внутрішній відділ може вигравати у загальному циклі, бо швидше узгоджує профілі та проводить інтерв’ю.
2. Cost-per-hire. У агентств витрати разові й високі (гонорар за кожну закриту позицію), у внутрішньої команди — постійні, але вигідніші при регулярному наборі.
3. Offer-accept rate. В агентствах вище ризик відмов, бо кандидати не завжди добре розуміють культуру компанії. Внутрішні рекрутери працюють з цим точніше.
4. Quality-of-hire. Якість «влучання» у компанії зазвичай вища у внутрішньої команди, бо вона краще знає бізнес. Але агентства компенсують це гарантійною заміною.
5. Source-to-hire. Агентства забезпечують ширше охоплення ринку. Внутрішній відділ накопичує власну базу й довгострокові відносини з кандидатами.
6. Candidate NPS. Досвід кандидата залежить від узгодженості комунікацій. В агентств він може бути строкатим, а у внутрішньому відділі — більш цілісним, бо це безпосередньо впливає на бренд роботодавця.

Якщо дивитися на ці показники у динаміці, ви швидко зрозумієте, яка модель дає більше цінності саме для вашого бізнесу: швидкість і масштаб чи контроль і довгострокова стабільність.

А щоб ці метрики справді допомагали ухвалювати рішення, важливо мати інструмент, який збирає дані автоматично, зводить їх у єдину картину та дозволяє порівнювати результати без зайвих Excel-таблиць. І саме тут варто говорити про роль ATS-системи.

ATS-системи (Applicant Tracking System) — це інструменти, які автоматично фіксують шлях кандидата від відгуку до офера, рахують середній час найму та вартість одного закриття, показують конверсію на кожному етапі і допомагають зрозуміти, які джерела приводять кращих кандидатів.

За даними дослідження SHRM, 43% респондентів заявили, що використовують інструменти штучного інтелекту перегляду або перевірки резюме кандидатів та автоматизації пошуку кандидатів.

Як ATS HURMA допомагає керувати внутрішнім наймом та рекрутинговими агенціями

HURMA дозволяє об’єднати агентства та внутрішній відділ в єдину систему:

• одна ATS-воронка для всіх вакансій незалежно від джерела;
• гнучкі права доступу для менеджерів з найму, рекрутерів і керівників;
• шаблони вакансій, листів, чеклісти інтерв’ю та поля для оцінки кандидатів;
• дашборди з ключовими показниками — time-to-hire, cost-per-hire, конверсії;
• опитування кандидатів і нових співробітників для оцінки якості процесу.

З HURMA компанія отримує контроль і прозорість процесу незалежно від того, хто веде пошук — агентство чи внутрішня команда. 

"Раніше закривали 4–5 вакансій на місяць. Зараз з тією ж кількістю рекрутерів та HURMA — 19"

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Чекліст: коли потрібне агентство, а коли внутрішній відділ

Рекрутингові агентства доречні, якщо:

• потрібні кандидати вже найближчим часом;
• йдеться про масові набори або дефіцитні спеціальності;
• внутрішня команда перевантажена або відсутня;
• вакансія потребує конфіденційності;
• компанія хоче протестувати ринок зарплат і конкурентні пропозиції.

Внутрішній відділ рекрутингу вигідний, якщо:

• обсяг найму стабільний протягом року;
• на першому місці стоїть довгострокова адаптація;
• важливо накопичувати власну базу кандидатів;
• потрібен повний контроль і швидкі внутрішні узгодження;
• компанія хоче інвестувати у розвиток бренду роботодавця.

Як обрати рекрутингове агентство

Щоб не натрапити на недобросовісних виконавців, при виборі компанії з підбору персоналу важливо дотримуватися кількох критеріїв.

Визначтеся з видом рекрутингового агентства

Є три категорії організацій:

1. Компанії-холдинги. У таких компаній, як правило, багато філій в різних регіонах. Вони виконують свою роботу якісно, ​​але й вимагають відповідну оплату. У ці агентства звертаються, якщо потрібен пошук кваліфікованих фахівців в інших регіонах.
2. Середні організації. У таких компаніях є кілька підрозділів з пошуку різнопрофільних фахівців. Вартість послуг фахівців тут менше, але якість на рівні.
3. Агентства-бутики. Організації, що спеціалізуються на підборі фахівців з вузькою кваліфікацією. Ціна на їхні послуги не маленька, але рекрутери цих організацій знають галузь досконально та швидко видають бажаний результат.

Відгуки 

1. Прочитайте відгуки про організацію на сайтах, а ще краще знайдіть їх реальних замовників. Всі ми знаємо, що відгуками на сайтах не завжди варто довіряти.
2. Якщо у агентства багато успішних угод, вони покажуть вам свої кейси при першій же зустрічі.

Спробуйте визначити успіх роботи компаній з підбору персоналу

1. Спробуйте з'ясувати кількість замовників, які знову зверталися в агентство та співвідношення закритих вакансій до невиконаних.
2. Звертайте увагу на досвід роботи та стаж не тільки агентства, але й рекрутерів
3. Компанія може бути молода, але з досвідченими співробітниками. Або ж навпаки, організація давно на ринку, але працюють в ній недосвідчені рекрутери.

Підсумуємо

Немає єдиної відповіді, яка модель рекрутингу буде найвигіднішою саме для вашої компанії. Важливо вміти керувати процесом, вимірювати його ефективність і комбінувати різні інструменти залежно від ситуації. У результаті виграє та стратегія, яка дозволяє швидко закривати вакансії без перевантаження команди й водночас забезпечує якісну адаптацію нових співробітників.

Спробуйте HURMA безплатно і переконайтеся, що і робота з агентствами, і внутрішній рекрутинг стають прозорими, вимірюваними й повністю підконтрольними.